Các bước thực hiện một dự án số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu tại hà nội có thể được thực hiện tại làm việc của khách hàng theo yêu cầu(gọi là số hóa tài liệu hà nội onsite), hoặc tại văn phòng công ty sản xuất dịch vụ số hóa tài liệu tại hà nội như văn phòng của indangnguyen.com, hoặc kết hợp giữa hai nơi.
ĐỂ CÓ 1 DỰ ÁN so hoa tai lieu THÀNH CÔNG, CHÚNG TA mong muốn GÌ?

1. 1 quy trình Số hóa tài liệu hàng đầu
2. Đội ngũ có tay nghề cao, đặc trưng có tay nghề cao với các loại giấy tờ của dự án hay lĩnh vực đang số hóa tài liệu hà nội
3. Đúng công cụ (máy scan, phần mềm scan, chương trình nhập liệu)
4. cam kết của cả hai bên: sử dụng dịch vụ và cung ứng dịch vụ

Dịch vụ số hóa tài liệu tận nơi tại hà nội - 0914 006 627​

các bước thực hiện một dự án số hóa tài liệu tại hà nội của chúng tôi sẽ bao gồm những bước sau


1. Sửa soạn và thu thập tài liệu giấy, gỡ kim bấm, mở gáy, làm sạch, phân loại tài liệu.

2. Quét tài liệu bằng những loại công cụ scan như máy scan văn phòng, máy scan chuyên dụng, điện thoại có phần mềm scan chuyên dụng. Hình quét có thể ở dưới dạng màu, trắng đen, màu xám, với kích cỡ và độ phân giải khác nhau, tùy mục đích sử dụng và lưu trữ. Những máy scan chuyên dụng/phần mềm scan chuyên dụng sẽ cho phép định nghĩa trước các đặc tính của hình ảnh scan nhằm thống nhất định dạng hình ảnh đầu ra của cả tổ chức/ cả quy trình. Chúng tôi làm việc với những đối tác uy tín về scanning – DSG.

Máy quét tài liệu​

3. Phân loại tài liệu tự động: các công nghệ scan chuyên dụng có thể hỗ trợ thiết lập các cách nhận dạng và phân loại tài liệu tự động (VD: qua nhận đang barcode, nhận dạng cấu trúc tài liệu)

4. Trích lục thông tin tự động, bán tự động hoặc thủ công. Các phương pháp scan chuyên dụng tự động chuyển hình ảnh quét thành những tài liệu pdf searchable; và tự động trích lục thông tin trên tài liệu vào những trường thông tin được định nghĩa trước. Các giải pháp đứng đằng sau quá trình này là OCR, OMR, ICR. Độ chính xác của việc nhận dạng và trích lục có thể lên đến 99%, tùy loại chữ in/viết trên tài liệu. Tuy nhiên, dạng phương pháp dạng này chưa thể áp dụng thành công cho mọi loại tài liệu. Ví dụ, tài liệu chứa chữ viết tay Tiếng Việt sẽ khó có thể được nhận dạng và trích lục thành công bằng các giải pháp hiện có trên thị trường.
5. Trong trường hợp dữ liệu không được nhận dạng tự động, chúng ta sẽ mong muốn can thiệp của con người. Công việc này gọi là nhập liệu. Và việc nhập liệu này có thể được hỗ trợ bởi chương trình nhập được tích hợp rất nhiều tính năng. Tất cả nhằm giúp cho người nhập liệu không mắc sai sót, cũng như nhập nhanh và hiệu quả nhất.

6. Đối chiếu, so sánh dữ liệu, kiểm tra chất lượng: những chương trình nhập tối ưu sẽ tự động đối chiếu so sanh các dữ liệu nhập, dựa theo những quy tắc đã được định nghĩa. Đội ngũ QC sau đó sẽ sử dụng các phương pháp QC thích hợp (ví dụ lấy mẫu dữ liệu) để kiểm tra uy tín của dữ liệu.

Chỉnh sửa tài liệu sau khi đươcj số hóa​

7. Xuất dữ liệu/input vào hệ thống EDMS: dữ liệu số sau khi so hoa tai lieu cần được lưu trữ ở một nơi nào đó. Thông thường các tổ chức sẽ có nhu cầu xây dựng 1 thư viện số – còn gọi à Electronic Document Management System. Thư viện này cho phép lưu trữ hình ảnh, meta data, cho phép tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, dữ liệu khi mong muốn.
-
8. Các tài liệu giấy sau đó sẽ được sắp xếp lại và đưa vào kho lưu trữ, hoặc hủy bỏ.

Là 1 trong những đơn vị đầu tiên gia nhập vào thị trường số hóa tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến nay In Đăng Nguyên trở thành đơn vị đi đầu về dịch vụ so hoa tai lieu trên thị trường.

Tìm hiểu thêm về Đăng Nguyên tại : CÔNG TY SỐ HÓA TÀI LIỆU SỐ LƯỢNG LỚN, GIÁ TỐT NHẤT NĂM 2020

Liên hệ để đươcj tư vấn và báo giá dịch vụ :

CÔNG TY IN ẤN VÀ THIẾT KẾ ĐẲNG NGUYÊN

Hotline : 0914 006 627 (Mrs. Mai) – Email : indangnguyen@gmail.comc
Địa chỉ : Số 275 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội
Tại tphcm : 53 Hoàng Bật Đạt, Phường 15, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh