Tổng hợp quy định về định dạng chứng từ điện tử

Theo quy định, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng văn bản giấy. Định dạng chứng từ điện tử được quy định như thế nào? Quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có điều gì khác biệt? Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây của Tín Việt nhé!

​

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được quy định tại Khoản 4 của Điều này, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế, hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng các phương tiện điện tử theo quy định.

Hiểu đơn giản, chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới hình thức điện tử.

Tham khảo: báo cáo thuế

2. Định dạng chứng từ điện tử

Theo Điều 33, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chứng từ điện tử được quy định như sau:

2.1. Định dạng biên lai điện tử

Điểm b, Khoản 1, Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, các loại biên lai phải thực hiện theo định dạng sau:

• Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ văn bản XML.
• Định dạng biên lai điện tử gồm 2 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
• Tổng cục thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2. Định dạng chứng từ điện tử thuế thu nhập cá nhân

Tổ chức khấu trừ thuế TNCN khi sử dụng chứng từ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo nội dung bắt buộc tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Chứng từ và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác, không sai lệch để người sử dụng chứng từ có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

3. Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm những loại nào? Giá trị pháp lý và cách lưu trữ chứng từ điện tử được quy định ra sao?

3.1. Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Hồ sơ thuế điện tử: Bao gồm hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn và miễn giảm thuế, hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, gia hạn nộp thuế… và một số văn bản thuế khác dưới dạng điện tử được quy định tại Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật quản lý thuế.
Chứng từ nộp ngân sách Nhà nước điện tử: Chứng từ nộp ngân sách Nhà nước dưới dạng điện tử. Trong trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của Ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì nộp chứng từ giao dịch của ngân hàng (tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán), đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định.

Một số thông báo, quyết định, văn bản khác của Cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

3.2. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

- Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, văn bản dưới dạng giấy.
- Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng 1 trong các biện pháp sau:

+ Được ký số bởi Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo pháp luật.

+ Hệ thống có biện pháp bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử trong quá trình truyền, nhận, lưu trữ thông tin trên thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử, áp dụng một trong số các biện pháp (xác thực bằng chứng thư số, sinh trắc học, xác thực từ 2 yếu tố trở lên trong đó có yếu tố mã xác thực dùng 1 lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên) để xác thực Cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi tạo hoặc có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử.

+ Một số biện pháp khác mà bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn theo quy định của pháp luật.

3.3. Lưu trữ chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử thực hiện theo thời hạn như với chứng từ giấy, đảm bảo các điều kiện tại Khoản 1, Điều 15, Luật Giao dịch điện tử. Trong trường hợp chứng từ điện tử hết hạn lưu trữ nhưng vẫn liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ đang lưu hành thì phải tiếp tục lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ đó không còn ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Trên đây là quy định về định dạng chứng từ điện tử và các thông tin liên quan đến chứng từ điện tử. Hiện nay, chứng từ điện tử đang được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp, trong lĩnh vực kế toán, giúp cho việc quản lý số liệu và chứng từ dễ dàng, thuận tiện hơn. Các kế toán viên lưu ý để sử dụng và quản lý chứng từ theo đúng pháp luật.